Как перенести данные из YClients в Recordo: импорт и синхронизация

Главный страх при переходе на другой сервис записи — «придётся всё переносить руками и на время перехода всё развалится». Поэтому в Recordo переезд с YClients устроен в два хода: сначала разовый импорт переносит ваши услуги, мастеров, клиентов и записи, а затем двусторонняя синхронизация позволяет какое-то время держать обе системы в актуальном состоянии, пока вы спокойно привыкаете. Ниже — что и в каком порядке нажимать.

Что переносится

Разовый импорт тянет из вашего филиала YClients:

• услуги — с длительностью, ценой и категориями (папками);
• мастеров — со специализациями;
• клиентов — с контактами;
• записи — будущие и прошедшие, со статусами.

Повторный запуск импорта не создаёт дублей — система сопоставляет уже перенесённые данные, так что можно спокойно запустить ещё раз, если в YClients что-то добавилось. Клиенты сопоставляются по телефону: если человек с таким номером уже есть в Recordo, вторая карточка не появится.

Что понадобится

• Доступ владельца или администратора компании в Recordo (раздел открыт только им).
• Логин и пароль вашей учётной записи YClients.
• Несколько минут — импорт идёт в фоне, ждать у экрана не обязательно.

Шаг 1. Откройте раздел «Интеграции»

В кабинете зайдите в Настройки → Интеграции (app.recordo.online/settings/integrations). В блоке «YClients» будет форма подключения.

Шаг 2. Подключите учётную запись YClients

Введите логин (телефон или email) и пароль от YClients и нажмите «Подключить».

Если к вашей учётной записи привязано несколько филиалов, после входа появится выбор — укажите нужный филиал и нажмите «Выбрать». Если филиал один, этот шаг пропускается автоматически. Один филиал — одна компания в Recordo.

Шаг 3. Запустите импорт

После подключения нажмите «Импортировать из YClients». Импорт идёт в фоне — на экране показывается прогресс по каждому типу данных (услуги, мастера, клиенты, записи) и счётчик ошибок, если они были. Можно уйти со страницы и вернуться позже: по завершении будет видна сводка «Готово: услуг N, мастеров N, клиентов N, записей N».

Шаг 4. Включите двустороннюю синхронизацию

Это главное для спокойного переезда. Включите переключатель «Двусторонняя синхронизация» — и дальше:

• запись, созданная в YClients, появляется в Recordo и занимает это время;
• запись, созданная в Recordo, уходит обратно в YClients;
• переносы, отмены и смена статуса отражаются в обе стороны.

Смысл — чтобы на время переезда обе системы знали о занятом времени, пока вы и ваши клиенты постепенно переходите на запись через бота в Telegram или MAX.

Что стоит учесть:

• Изменения из YClients приходят не мгновенно, а с небольшой задержкой — Recordo периодически забирает их сам. Если в эти минуты одно и то же время займут в обеих системах, накладку придётся развести руками. Поэтому на время переезда лучше договориться, где команда записывает клиентов в первую очередь.
• Если одну запись поменяли в обеих системах, в итоге останется вариант из YClients.
• Групповые занятия уезжают в YClients как обычные записи — занятость остальных участников там не отражается.

Как лучше переезжать: рекомендуемый порядок

1. Подключитесь и импортируйте данные — получаете в Recordo копию услуг, мастеров, клиентов и записей.
2. Проверьте прайс и графики мастеров в Recordo.
3. Подключите бота и форму записи и разместите ссылку и QR-код (см. настройку бота за 5 минут). Новые записи начинают приходить уже через Recordo.
4. Поработайте неделю с включённой синхронизацией: ведите записи как привыкли и смотрите, что всё корректно отражается в обеих системах.
5. Когда убедитесь, что всё работает, можно отключить интеграцию — синхронизация остановится, связи между записями удалятся, а все импортированные данные останутся в Recordo.

Переезд из DIKIDI и других сервисов

Если вы работаете не в YClients, а в DIKIDI, другой программе записи или просто в таблице, — данные можно загрузить файлом. Раздел Настройки → Импорт из файла принимает XLSX, CSV и ICS (календарь):

• можно загрузить только клиентскую базу или записи вместе с клиентами и услугами;
• выгрузки DIKIDI распознаются автоматически, для других источников колонки сопоставляются по заголовкам — их можно поправить вручную;
• кнопка «Проверить без импорта» показывает, что получится, и ничего не меняет — стоит начинать с неё;
• клиенты не дублируются: совпадение ищется по телефону, а записи задним числом не тратят месячный лимит.

Подробности — в документации по импорту из файла, а всё о переезде в одном месте — на странице переезд в Recordo.

Частые вопросы

Не потеряю ли я данные? Нет. Импорт только добавляет данные в Recordo, в YClients он ничего не меняет. Пока синхронизация включена, изменения ходят в обе стороны.

Будут ли дубли, если запустить импорт дважды? Нет — уже перенесённые услуги, мастера, клиенты и записи сопоставляются и не создаются заново.

Сохранится ли история записей клиентов? Да, прошлые записи тоже переносятся — видно, кто и когда к вам ходил. Приглашение «пора записаться снова» бот отправляет только тем клиентам, у кого есть чат с ботом: тех, кто пока записывался только через YClients, он позовёт после того, как они напишут боту.

Кто может подключить интеграцию? Только владелец или администратор компании. Мастер без этих прав раздел «Интеграции» не увидит.

Это бесплатно? Импорт и синхронизация доступны на всех тарифах, отдельной платы за перенос нет. Записи задним числом месячный лимит не тратят.

Итог

Переезд с YClients в Recordo — это не «всё бросить и перенабивать руками», а понятный процесс: подключение по логину → разовый импорт услуг, мастеров, клиентов и записей → двусторонняя синхронизация на время перехода → отключение, когда привыкли. Данные остаются с вами, а обе системы на время переезда знают о занятом времени.

Recordo подходит большинству ниш, работающих по записи: салоны красоты, маникюр, косметологи, массаж, тату, врачи и клиники, детейлинг и автомойки.