Как создать бота для записи клиентов: пошаговая инструкция

Бот для записи — это не программа, которую надо заказывать у разработчика. В Recordo это раздел кабинета: вы рассказываете сервису, что делаете, кто работает и когда, а бот сам показывает клиентам свободное время и принимает записи. Ниже — весь путь по шагам, в том порядке, в котором его стоит проходить.

Сколько это займёт: сам бот создаётся за пару минут, а первая настройка целиком — услуги, график, проверка — обычно около часа. Большая часть этого времени уходит на то, чтобы вспомнить все свои услуги и их длительность.

Что понадобится

• Telegram на телефоне или компьютере. Для бота в MAX — ещё профиль на платформе MAX для бизнеса, об этом ниже.
• Список услуг с длительностью и ценой. Можно прикинуть на ходу.
• График работы — свой или мастеров.

Программист, сайт и хостинг не нужны. Карта для бесплатного тарифа — тоже.

Шаг 0. Регистрация

Зайдите на app.recordo.online/register и создайте аккаунт. Название компании, которое вы укажете, потом пригодится: его же мы поставим именем бота в чате.

Дальше кабинет сам ведёт по списку: справа висит чек-лист настройки, который отмечает сделанное и пропадает, когда всё готово. Порядок в нём такой же, как в этой статье, и он не случайный: без услуг клиенту не из чего выбирать, без мастера некому их оказывать, без графика нет свободных окон.

Шаг 1. Заведите услуги

Раздел «Услуги»: название, цена и длительность. Длительность важнее цены — именно по ней сервис нарезает свободные окна. Стрижка на 45 минут и стрижка на 90 минут дают клиенту совсем разные варианты времени, и бот не запишет двоих на одно и то же время.

Если услуг много, разложите их по папкам — например, «Волосы» и «Ногти». Тогда в боте первым экраном клиент выберет папку, и ему не придётся листать длинный список.

Шаг 2. Добавьте сотрудников

Раздел «Команда» — кто оказывает услуги.

• Работаете один — нажмите «Мастер в 1 клик»: кнопка заведёт карточку мастера на вас. Это нужно, чтобы у записи был исполнитель, а у расписания — владелец.
• У вас салон — заведите карточку на каждого мастера: имя, специальность, услуги. Давать мастеру доступ в кабинет не обязательно — пригласить по почте можно позже или вообще никогда.

При нескольких мастерах клиент в боте может выбрать конкретного или нажать «Неважно» — сервис сам найдёт свободного.

Шаг 3. Задайте расписание

Раздел «Расписание» — когда мастер работает. Есть три режима: по дням недели (пн–пт 10:00–20:00), сменный график (2/2, 5/2 и другие) и ручная отметка рабочих дней в календаре.

Отпуск, отгул или «сегодня до шести» задаются поверх графика отдельными исключениями — переписывать основной график ради одного дня не нужно. Клиент увидит только реально свободное время, посчитанное по графику мастера и длительности услуги.

Шаг 4. Создайте Telegram-бота

Теперь клиенту есть что показать. Откройте раздел «Боты» — там два способа получить бота, на двух вкладках:

• «Создадим за вас» (помечен «рекомендуем») — бот создаётся из кабинета, ничего настраивать в @BotFather не нужно;
• «Свой бот через @BotFather» — если бот у вас уже есть или хочется создать его своими руками.

Подключить бота может только владелец аккаунта: остальные сотрудники увидят на этом месте подсказку.

После подключения бот работает одинаково, каким бы способом он ни появился: запись, напоминания, рассылки, оценки — всё то же самое.

«Создадим за вас»: как это работает

Telegram умеет создавать ботов через другого бота. У Recordo есть такой бот-помощник, и он делает за вас то, что обычно делают руками в @BotFather.

1. На вкладке «Создадим за вас» нажмите «Создать бота». Кабинет откроет Telegram с нашим ботом-помощником. Если Telegram не открылся сам, на странице есть ссылка «Открыть бота вручную».
2. В Telegram нажмите «Старт», затем «Создать бота» и подтвердите имя. Имя и @username будут уже заполнены — оба можно поменять.
3. Вернитесь в кабинет. Страница обновится сама, как только бот будет готов, и вы увидите его @username со статусом «подключён».

Несколько подробностей, которые обычно спрашивают:

• @username выбираете вы. Например, @anna_studio_bot. Telegram требует, чтобы он был свободен и заканчивался на «bot».
• Название на русском — не проблема. Для @username мы переведём его в латиницу сами, а имя в чате — крупный заголовок над @username — поставим равным названию вашей компании, кириллицей.
• Чужой бот к вам не привяжется. Когда вы нажимаете «Создать бота», кабинет заводит одноразовую сессию для вашей компании, и бот-помощник открывается по персональной ссылке. В момент создания мы сверяем, что подтверждает тот же человек, который начал из вашего кабинета.
• Бросили на полпути — ничего страшного. Сессия истечёт сама, аккаунт не пострадает. Просто нажмите «Создать бота» ещё раз.

«Свой бот через @BotFather»

Если у вас уже есть бот или вы хотите пройти всё сами: создайте бота в официальном @BotFather командой /newbot, скопируйте токен вида 123456789:AAH..., вставьте его на вкладке «Свой бот через @BotFather» и нажмите «Подключить бота».

Подробно, с картинками и командами BotFather, — в статье «Как создать Telegram-бота через @BotFather».

Шаг 5. Проверьте бота глазами клиента

Откройте своего бота и запишитесь сами. Клиент проходит такой путь: услуга → мастер → день → время → подтверждение. Сначала он решает, что делать, и только потом — когда, поэтому не упирается в «выбрал день, а окон нет».

Смотрите на три вещи:

• все ли услуги на месте;
• разумные ли окна показывает бот;
• появилась ли запись в кабинете.

Тестовую запись потом отмените в разделе «Записи», чтобы она не занимала время мастера. Пять минут такой проверки экономят неделю недоумения «почему никто не записывается».

Шаг 6. Оформите бота

В разделе «Боты» у подключённого бота три вкладки:

• «Внешний вид» — имя бота, короткое описание, описание в пустом чате и аватар. Всё это уходит в Telegram само, в @BotFather ничего менять не нужно.
• «Тексты» — приветствие, подтверждение, напоминания, запрос оценки. У каждого текста есть рабочий вариант по умолчанию; начните с приветствия, остальное можно поправить позже.
• «Поведение» — разрешить ли клиенту самому переносить запись, показывать ли список услуг и раздел о мастерах, кому писать, если клиенту нужен живой человек.

На бесплатном «Старте» к короткому описанию бота добавляется подпись «Сделано на базе Recordo» — её видно в карточке бота под аватаркой, и она занимает часть из 120 символов. Сколько остаётся под ваш текст, кабинет пишет прямо под полем. На тарифах «Мастер» и «Бизнес» подписи нет. Имя бота, аватар и тексты диалога на всех тарифах полностью ваши.

Шаг 7. Напоминания работают сами

Отдельно включать их не нужно: как только бот подключён, он сам пишет клиентам.

• За 24 часа до визита — просто напоминание: когда, на что и к кому.
• Ближе к визиту — вопрос «придёте?» с кнопками «Приду» и «Не приду». Обычно за 3 часа, а если мастер в это время ещё не работает — накануне в 15:00, чтобы не будить клиента в семь утра.
• «Не приду» сам отменяет запись и освобождает время — его ещё можно успеть отдать другому клиенту.

Тексты напоминаний меняются на вкладке «Тексты». Подробнее о том, как они снижают неявки, — в статье «Клиенты отменяют запись: что делать» и в справке «Напоминания клиентам».

Шаг 8. Отдайте ссылку клиентам

Наверху страницы бота — его @username, кнопка «Скопировать» и кнопка «QR». Куда это поставить:

• в шапку профиля в соцсетях и в Telegram-канал;
• в карточку на картах и на визитку;
• QR-код — на ресепшен, на зеркало перед креслом, в зону ожидания;
• в ответ на вечное «а как к вам записаться?».

С этого момента клиент записывается сам, а вы видите запись в кабинете.

Бот в MAX

Многие клиенты сидят в MAX, а не в Telegram. В MAX бот умеет всё то же самое: те же шаги записи, те же напоминания и тексты. Отличается только способ получить бота — «создадим за вас» здесь нет, потому что MAX выпускает ботов только под проверенным профилем бизнеса.

Порядок такой:

1. Зарегистрируйте профиль на платформе MAX для бизнеса и пройдите верификацию. Подходят юрлицо, ИП и самозанятый, только в России.
2. Создайте чат-бота: логотип 500×500, название и описание. Ник бота платформа придумает сама.
3. Дождитесь модерации — до 48 рабочих часов. Когда бот получит статус «создан», токен появится в его расширенных настройках.
4. В кабинете откройте «Боты», переключитесь на MAX, вставьте токен в поле «Токен бота MAX» и нажмите «Подключить бота».

Держать оба бота удобно: клиенту не нужно ставить второй мессенджер ради записи, а человек, который пишет вам и в Telegram, и в MAX, остаётся одной карточкой клиента. Подробнее — на странице бот для записи в MAX.

Если у клиента нет ни Telegram, ни MAX

Для таких есть форма записи — страница онлайн-записи по ссылке. Открыл — записался, ничего устанавливать не нужно. Включается в разделе «Форма записи»: переключатель «Форма записи включена» и адрес страницы латиницей. Ссылку на форму ставят на сайт, в соцсети и в карточку на картах — рядом со ссылкой на бота. Подробно — в справке «Форма записи».

Частые вопросы

Это правда бесплатно? Да. Тариф «Старт» бесплатный без срока: до 40 записей в месяц, боты в Telegram и MAX, форма, напоминания — всё работает. Отличие от платных тарифов — лимит записей и подпись «Сделано на базе Recordo» в карточке бота.

Клиенту нужно что-то устанавливать? Нет. Запись идёт прямо в Telegram или MAX, а для остальных есть форма по ссылке.

Нужен ли BotFather? Нет, если выбираете «Создадим за вас». BotFather пригодится, только если у вас уже есть бот или вы хотите создать его сами.

Бот не отвечает клиентам. Что проверить? Статус на странице «Боты» — должен быть «подключён». Затем — не закончился ли месячный лимит записей на «Старте» и есть ли у мастеров расписание: без графика бот не покажет свободных дат.

Я уже работаю в YClients. Записи и клиентов можно перенести — об этом отдельная статья.

Подойдёт ли под мою работу? Если вы работаете по записи — скорее да. Есть отдельные страницы для салонов красоты, маникюра, массажа, косметологов, репетиторов и клиник.

Коротко

Услуги → сотрудники → расписание → бот («Создадим за вас» или свой через @BotFather) → проверка своей записью → ссылка клиентам. Напоминания включатся сами, бот в MAX и форма для тех, у кого нет мессенджера, добавляются в любой момент.