Политика обработки персональных данных

Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности, осуществляемые Зяблицкий Илья Владимирович (Самозанятый (плательщик НПД), ИНН 220505162065; далее — «Оператор»), являющимся оператором сервиса Recordo, размещённого в сети Интернет по адресу recordo.online и его поддоменах (далее — «Сервис»).

Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «Закон») и распространяется на все персональные данные, обрабатываемые Оператором с использованием средств автоматизации и без таковых.

1. Термины и определения

Персональные данные (ПДн) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без таковых, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Пользователь — физическое лицо, прошедшее регистрацию в Сервисе и являющееся субъектом персональных данных.

Клиент Пользователя — физическое лицо, чьи данные Пользователь вносит в Сервис в целях ведения базы записей и расписания.

2. Категории субъектов персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:

• Пользователи Сервиса — лица, заключившие договор-оферту и зарегистрированные в Сервисе.
• Клиенты Пользователей — физические лица, информацию о которых Пользователи вносят в Сервис в рамках использования его функциональности (база клиентов, история записей).
• Посетители сайта — лица, посещающие страницы Сервиса без регистрации.

3. Состав обрабатываемых персональных данных

В отношении Пользователей обрабатываются следующие данные:

• фамилия, имя (отчество — по желанию);
• адрес электронной почты;
• пароль (хранится в виде криптографического хэша, не подлежит восстановлению);
• идентификаторы аккаунтов в мессенджерах Telegram и MAX (user_id, username) при подключении бота или получении уведомлений;
• при добровольном подключении личного аккаунта в мессенджере (раздел «Диалоги»): номер телефона аккаунта, ключи сессии (хранятся в зашифрованном виде), список личных диалогов, содержание сообщений и вложений в них в объёме, необходимом для отображения переписки в Сервисе и отправки ответов;
• учётные данные подключаемых внешних систем: токены ботов, логин и пароль YClients, токены доступа Google Календаря, пароли приложения Apple iCloud (хранятся в зашифрованном виде);
• для участников партнёрской программы: реквизиты для выплаты вознаграждения (номер карты или телефона для СБП, банковские реквизиты), история начислений и заявок на вывод;
• сведения о подписке, платежах и истории операций;
• техническая информация: IP-адрес, идентификаторы сессий, тип устройства и браузера, логи действий в Сервисе;
• cookies и аналогичные технологии (см. Политику cookies).

В отношении Клиентов Пользователей обрабатываются:

• имя, фамилия (в объёме, внесённом Пользователем или загруженном им из файла либо внешней системы);
• номер телефона, адрес электронной почты и/или идентификаторы в мессенджерах Telegram и MAX;
• история записей, оценки визитов и взаимодействия с Пользователем;
• содержание личной переписки с Пользователем в мессенджере, если Пользователь подключил к Сервису личный аккаунт (см. раздел 3 в части Пользователей).

Специальные и биометрические категории персональных данных Оператором не обрабатываются.

4. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные в следующих целях:

• регистрация Пользователя и предоставление доступа к Сервису;
• идентификация и аутентификация Пользователя при работе с Сервисом;
• исполнение договора-оферты, включая выставление счетов и приём платежей;
• предоставление функциональности Сервиса (бронирование, расписание, напоминания, рассылки по поручению Пользователя, отображение переписки с подключённых личных аккаунтов, аналитика);
• обмен данными с внешними системами по поручению Пользователя: импорт записей и клиентов из файлов и YClients, синхронизация с YClients, экспорт записей в личные календари сотрудников;
• учёт и выплата вознаграждения участникам партнёрской программы;
• направление уведомлений о работе Сервиса и сервисных писем;
• улучшение Сервиса и анализ его использования в обезличенном виде;
• оценка эффективности рекламы Сервиса — только при наличии согласия на аналитические cookies (см. Политику cookies);
• исполнение требований законодательства Российской Федерации.

5. Правовые основания обработки

Обработка персональных данных осуществляется на основании:

• согласия субъекта персональных данных, выраженного при регистрации в Сервисе;
• заключённого договора-оферты, стороной которого является субъект (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона);
• требований законодательства Российской Федерации;
• в отношении Клиентов Пользователей — поручения на обработку, выдаваемого Пользователем Оператору в порядке ст. 6 Закона; ответственность за получение согласий Клиентов несёт Пользователь как лицо, организующее обработку.

6. Порядок и условия обработки

Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации и включает: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу (предоставление третьим лицам в случаях, предусмотренных настоящей Политикой), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

6.1. Сроки хранения персональных данных

Сроки хранения определены целями обработки и требованиями законодательства:

• Учётные данные Пользователя (ФИО, email, идентификаторы аккаунта) — в течение всего срока действия учётной записи и 3 (три) года после её удаления (общий срок исковой давности по ст. 196 ГК РФ).
• Данные о платежах и фискальные документы — 5 (пять) лет с момента совершения операции (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, ч. 1 ст. 29 Закона о бухучёте).
• Данные Клиентов Пользователей (имя, телефон, история записей) — в течение срока действия учётной записи Пользователя; удаляются вместе с учётной записью Пользователя или при удалении конкретного клиента из базы Пользователем.
• Ключи сессий личных аккаунтов и учётные данные внешних систем — до отключения соответствующей интеграции Пользователем или удаления учётной записи; после этого удаляются незамедлительно.
• Переписка с подключённых личных аккаунтов — тексты сообщений хранятся не более 90 (девяноста) дней с момента получения и удаляются автоматически; при отключении аккаунта с выбором «стереть переписку» удаляются сразу вместе с привязкой. Список диалогов и сопоставление собеседников с базой клиентов хранятся, пока аккаунт подключён.
• Загрузки для импорта — сам файл не сохраняется; извлечённые из него строки хранятся в истории загрузок не более 30 (тридцати) дней, после чего удаляются. Созданные по ним записи и клиенты остаются в базе Пользователя.
• Технические логи и метаданные сессий (IP, идентификаторы устройств, действия в Сервисе) — не более 12 (двенадцати) месяцев с момента создания.
• Cookies и метки устройства — в соответствии со сроками, указанными в Политике использования cookies.

После истечения срока хранения, достижения целей обработки или отзыва согласия данные подлежат удалению или обезличиванию в срок не более 30 (тридцати) календарных дней, если более длительный срок хранения не предусмотрен законодательством Российской Федерации.

7. Передача персональных данных третьим лицам

Оператор передаёт персональные данные третьим лицам только в объёме, необходимом для достижения целей обработки, и при условии обеспечения такими лицами надлежащего уровня защиты данных. Категории получателей, расположенных на территории Российской Федерации:

• Хостинг-провайдеры — для размещения инфраструктуры Сервиса. Серверы и базы данных, на которых хранятся персональные данные субъектов, физически расположены на территории Российской Федерации.
• Платёжные сервисы и эквайеры (резиденты Российской Федерации) — для приёма платежей по тарифам Сервиса. Реквизиты банковских карт Оператору не передаются и обрабатываются непосредственно платёжным провайдером в соответствии с требованиями PCI DSS и российского законодательства.
• Мессенджер MAX (ООО «Коммуникационная платформа», резидент Российской Федерации) — при работе бота Пользователя в MAX и при подключении личного аккаунта MAX: через платформу передаются сообщения бота и данные, необходимые для их доставки.
• YClients (резидент Российской Федерации) — при подключении интеграции по поручению Пользователя: обмен данными о записях, клиентах, услугах и сотрудниках в обе стороны.
• ООО «Яндекс» (сервис Яндекс Метрика, резидент Российской Федерации) — только при наличии согласия на аналитические cookies: идентификатор браузера в cookie, сведения о посещении страниц Сервиса и о достижении ключевых этапов работы с Сервисом (подключение бота, первые записи через бота или форму, первая оплата тарифа и её сумма) — для статистики посещений и оценки эффективности рекламы в Яндекс Директе. Данные Клиентов Пользователя (имена, телефоны, переписка) в Яндекс Метрику не передаются.
• Государственные органы — в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и в объёме, который требуется по соответствующему запросу.

Серверы и базы данных Оператора, на которых хранятся персональные данные, расположены на территории Российской Федерации. Вместе с тем отдельные функции Сервиса по своей природе требуют передачи данных иностранным сервисам, и такая передача происходит только по инициативе и поручению Пользователя, в объёме, который он выбирает сам:

• Telegram (Telegram FZ-LLC, ОАЭ) — при работе бота Пользователя в Telegram и при подключении личного аккаунта Telegram через платформу мессенджера передаются сообщения бота, идентификаторы получателей и содержание переписки;
• Google LLC (США) и Apple Inc. (США) — при подключении сотрудником Пользователя экспорта записей в Google Календарь или Apple iCloud в календарь передаются дата, время и название услуги, а имя и телефон клиента — только если сотрудник включил это в настройках;
• поставщик услуг отправки электронной почты — для доставки сервисных писем (подтверждение адреса, уведомления о записях и подписке) передаются адрес электронной почты получателя и содержание письма.

Пользователь, подключая соответствующую функцию, поручает Оператору такую передачу и подтверждает наличие у него правовых оснований для передачи данных своих Клиентов выбранному сервису. Пользователь вправе отключить любую из этих функций в настройках Сервиса, после чего передача прекращается. Передача персональных данных иным третьим лицам Оператором не осуществляется.

8. Меры по обеспечению безопасности

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения и иных неправомерных действий, в том числе:

• передача данных по защищённому протоколу HTTPS (TLS 1.2+);
• хэширование паролей с использованием алгоритма Argon2id;
• шифрование ключей сессий личных аккаунтов и учётных данных внешних систем при хранении (AES-GCM), ключ шифрования хранится отдельно от базы данных;
• разграничение прав доступа к данным и логирование действий администраторов;
• регулярное резервное копирование с шифрованием;
• контроль доступа к серверам и средствам обработки.

9. Права субъекта персональных данных

В соответствии со ст. 14 Закона субъект персональных данных имеет право:

• получать сведения об Операторе и об обработке его персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными или незаконно полученными;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в судебном порядке.

Запросы направляются на адрес info@recordo.online с указанием ФИО, адреса электронной почты, использованного при регистрации, и существа обращения. Срок ответа — не более 30 (тридцати) дней с даты получения запроса.

10. Cookies и аналогичные технологии

Сервис использует файлы cookies и аналогичные технологии для аутентификации, обеспечения работы функциональности и анализа использования. Подробная информация — в Политике использования cookies.

11. Изменение Политики

Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику. Актуальная редакция всегда доступна по адресу https://recordo.online/legal/privacy. Дата вступления в силу новой редакции указывается в заголовке документа.

12. Реквизиты Оператора