Таблица для записи клиентов: шаблон и когда пора уходить из Excel
Таблица — хороший способ начать вести запись. Она бесплатная, понятная и показывает всю неделю на одном экране. Сложности начинаются не в самой таблице, а вокруг неё: клиенты пишут в мессенджеры, а в таблицу каждую запись переносите вы.
Таблица для записи клиентов — это файл в Excel или Google Таблицах, где одна строка — одна запись: дата, время, услуга, клиент, телефон, стоимость и статус. Готовый шаблон можно скачать ниже бесплатно и без регистрации.
Ниже — шаблон, советы, как вести запись в Google Таблице и Excel, и признаки, что таблицы стало мало.
Шаблон таблицы для записи клиентов: скачать бесплатно
В шаблоне три листа. Он уже заполнен примерами записей к мастеру маникюра, их можно удалить или заменить своими.
- 📋 «Записи» — журнал: одна строка на каждый визит.
- 👤 «Клиенты» — телефоны, мессенджеры и заметки о постоянных клиентах.
- 💅 «Услуги» — названия, длительность и цены. Из этого списка услуга выбирается в журнале, а не вписывается руками.
Зачем каждая колонка:
| Колонка | Зачем она |
|---|---|
| Дата и время | По ним таблица сортируется, и видно, что у вас сегодня |
| Услуга | Выбирается из списка, поэтому «маникюр», «маник» и «маникюр с покр.» не превращаются в три разные услуги |
| Мастер | Нужна в салоне. Частному мастеру можно не заполнять |
| Клиент и телефон | Чтобы связаться, если запись сдвигается |
| Стоимость | Подставляется из листа «Услуги», а справа таблица считает выручку за месяц |
| Статус | Записан, выполнена, не пришёл или отмена. Через месяц видно, сколько окон пропало из-за неявок |
| Комментарий | Пожелания: «дизайн как в прошлый раз», «аллергия на гель» |
Колонки шаблона совпадают с импортом Recordo. Если однажды решите перейти на онлайн-запись, журнал можно будет загрузить целиком, ничего не переделывая.
Как вести запись в Google Таблице
Гугл таблица для записи клиентов удобнее Excel, если вы ведёте запись с телефона или в салоне несколько человек: файл один на всех устройствах, и все видят последнюю версию.
Несколько советов, которые экономят время:
- Пишите одну запись в строку, а не рисуйте сетку по дням. Сетка нагляднее, но в ней не посчитать выручку и неявки. В журнале это делается формулой.
- Включите фильтр по дате. Утром выбираете сегодняшний день и видите только свои записи, без прокрутки.
- Раскрасьте статусы. Шаблон уже красит строки: зелёным выполненные, красным неявки. Так пропуски видно с первого взгляда.
- В салоне раздайте доступы. Администратору — редактирование, мастерам — просмотр. Тогда никто случайно не сотрёт чужую запись.
Таблица для записи клиентов в Excel подойдёт, если вы записываете клиентов за компьютером. С телефона Excel неудобен: файл приходится переносить или открывать в облаке, и легко записать клиента в старую копию.
Почему таблицы становится мало
Пока записей немного, таблица справляется. Когда их становится больше, всплывают вещи, которых таблица не умеет:
- Каждую запись вносите вы. Клиент пишет в Telegram, вы ищете окно, отвечаете, а потом переносите запись в таблицу. Одна запись — несколько минут.
- Таблица не возражает против двойной записи. Две записи на 14:30 она примет спокойно. Узнаете, когда оба клиента придут.
- Таблица не напоминает. Чтобы клиент не забыл о визите, нужно написать ему накануне вручную. Не написали — растёт число неявок.
- Клиент не видит свободное время. Чтобы записаться, ему нужно спросить, дождаться ответа и выбрать из предложенного. В 23:00 вы ему не ответите, а другой мастер с онлайн-записью — ответит.
- Во время процедуры таблицу не откроешь. Руки заняты, и запись ждёт перерыва.
Таблица — это место, где хранятся записи. Принимать их она не умеет, поэтому эту работу по-прежнему делаете вы.
Сколько стоит вести запись в таблице
Посчитаем время. Допустим, на одну запись уходит 5–8 минут: переписка с клиентом, поиск окна, строка в таблице и напоминание накануне.
- 🙂 40 записей в месяц — 3–5 часов.
- 😐 100 записей — 8–13 часов, то есть 1–1,5 рабочих дня.
- 😵 200 записей, салон на несколько мастеров — 17–27 часов, 2–3,5 рабочих дня.
Посчитать свои цифры можно так:
записей в месяц × минут на одну запись ÷ 60 = часов в месяц
К этому времени добавьте неявки: каждое пропущенное окно — это стоимость услуги, которую вы не получили. Как считать потери от неявок, мы разобрали в статье «Клиент записался и не пришёл».
Что делать: 3 способа
📋 1. Остаться в таблице и ускорить ручную работу. Подойдёт, если записей немного и клиенты в основном постоянные. Заведите заготовки ответов: приветствие, свободные окна на неделю, напоминание накануне. Скопировать готовый текст быстрее, чем набирать заново. Но записывать и напоминать всё равно будете вы.
📅 2. Перейти на календарь в телефоне. Записи видно сеткой, и календарь напомнит вам о визите. Клиенту он не напомнит и запись не примет: переписка и перенос в календарь остаются на вас.
🤖 3. Подключить онлайн-запись. Клиент сам выбирает услугу и время, а сервис записывает его и напоминает о визите. Например, в Recordo клиент записывается через вашего бота в Telegram или MAX либо через веб-форму. Бот проверяет свободные окна в вашем расписании и записывает клиента, а запись сразу появляется в календаре. Перед визитом клиент получает напоминание с кнопками «Приду» и «Не приду».
Recordo бесплатен до 40 записей в месяц. Если записей больше, тариф «Мастер» стоит от 890 ₽ в месяц: это дешевле одного пропущенного маникюра с покрытием.
Как перейти с таблицы или тетради на онлайн-запись
Переезд не обязательно начинать с чистого листа. Порядок такой:
- Заведите услуги и график работы. От них бот считает свободные окна.
- Загрузите таблицу. В Recordo есть импорт клиентов и записей из Excel, CSV и Google Таблиц: Google Таблицу достаточно скачать как файл. Сервис сам сопоставит колонки по заголовкам, а вы проверите и поправите. Перед загрузкой можно запустить проверку без импорта и посмотреть, что получится.
- Если ведёте запись в тетради, перенесите в кабинет будущие записи и контакты постоянных клиентов. Прошлые визиты можно не переписывать.
- Отправьте постоянным клиентам ссылку на бота. Дальше они записываются сами.
Если вы переезжаете из другого сервиса, импорт принимает и выгрузки DIKIDI, и файлы Google Календаря или Календаря Apple.
Сравнение сервисов записи с ценами — в статье «Топ-8 приложений для записи клиентов».
Запись и база клиентов в Recordo
В Recordo журнал и база клиентов заполняются сами, пока клиенты записываются:
- Клиент пишет боту, выбирает услугу и свободное время.
- Запись появляется в календаре, а клиент — в списке клиентов.
- В карточке клиента — имя, телефон, email, Telegram и MAX, число визитов, дата последнего визита и отзыв.
- Заметки в карточке видят только мастера: «любит нюд», «аллергия на гель».
- Кнопка «Связаться» открывает переписку с клиентом в мессенджере, а поиск находит клиента по имени.
Записи можно выгружать в Google, Яндекс или Apple Календарь, чтобы видеть их рядом с личными делами. Кабинет работает в браузере телефона, поэтому запись вручную можно внести между клиентами.
Подробнее о журнале — на странице «Онлайн-журнал записи клиентов». Если клиенты пишут вам в личку, пригодится автоответчик в Telegram без Premium.
Частые вопросы
Где скачать журнал записей клиентов? В начале статьи: шаблон в Excel (его можно открыть и в Google Таблицах), бесплатно и без регистрации. В нём листы для записей, клиентов и услуг.
Подойдёт ли шаблон для записи клиентов на маникюр? Да, он заполнен примерами записей мастера маникюра. Для других услуг поменяйте список на листе «Услуги», и он появится в журнале.
Что лучше для записи клиентов: Excel или Google Таблица? Google Таблица, если записываете с телефона или работаете в салоне вдвоём и больше. Excel — если ведёте запись за одним компьютером.
Можно ли перенести таблицу эксель в программу записи? В Recordo — да. Импорт принимает Excel, CSV и Google Таблицы, сам сопоставляет колонки и создаёт услуги и мастеров, которых ещё нет в кабинете.
Можно ли потом выгрузить записи обратно в таблицу? Да, выгрузку можно запросить в поддержке Recordo.