Напоминание клиенту о записи: 10 шаблонов

Клиент, который записался три недели назад, держит в голове не дату визита, а сотню других дел. Он не против прийти. Он просто не помнит, что это завтра.

Напоминание клиенту о записи отправляют за сутки и за 2–3 часа до визита: дата, время, услуга и простой способ ответить «приду» или «перенести». Делать это вручную не обязательно: в Recordo напоминания отправляет ваш бот в Telegram и MAX, бесплатно.

Ниже — 10 шаблонов на разные случаи, что писать в напоминании и сколько времени уходит на ручную отправку.

Зачем напоминать клиенту о записи

Напоминание закрывает четыре причины, из-за которых пустеют окна:

• Забыл. Записался на маникюр в начале месяца, а визит в конце. Без напоминания дата теряется среди работы и бытовых дел.
• Перепутал день. «Я думала, в четверг» — сообщение с днём недели и числом снимает эту путаницу заранее.
• Неловко отменить. Написать «я не приду» неприятно, проще промолчать. Вопрос «Вы придёте?» даёт повод ответить честно, и вы узнаёте об отмене до визита, а не в пустом кабинете.
• Не нашёл вход. Новый клиент десять минут ищет нужный подъезд и приходит с опозданием и раздражённым.

Хорошее напоминание решает всё это в паре строк. Вот из чего его собрать.

Как написать напоминание клиенту о записи

Текст напоминания клиенту о записи держится на пяти вещах:

• 📅 День недели и число. «В пятницу, 17 октября» не перепутать, а «17-го» — легко.
• ⏰ Время и услуга. Если у клиента два визита за неделю, услуга подскажет, о каком речь.
• 📍 Адрес для новых клиентов. С подсказкой, где вход: так человек придёт вовремя и спокойным.
• 🔄 Как перенести. Фраза «если планы поменялись, напишите» снимает неловкость, и клиент предупредит, а не пропадёт.
• ✅ Вопрос в конце. «Вы придёте?» просит ответа, а «Ждём вас!» — нет.

Когда отправлять: за сутки, чтобы у клиента было время перенести визит, и за 2–3 часа — для тех, кто забыл с утра. Если запись утренняя, второе напоминание удобнее отправить накануне днём: в 7 утра сообщение о визите в 9 приходит слишком поздно. Третье напоминание уже раздражает.

10 шаблонов напоминаний о записи

Ниже — напоминание о записи клиенту на каждый случай, от первого визита до приглашения вернуться. Шаблоны написаны от лица мастера: поменяйте имя, время и услугу на свои, остальное можно копировать.

✅ 1. Сразу после записи

Ольга, вы записаны на маникюр с покрытием в пятницу, 17 октября, в 14:30. Адрес: ул. Садовая, 5. Если планы поменяются, напишите — подберём другое время.

Клиент сразу видит дату и адрес. Если ошибся с днём, заметит это сейчас, а не в пятницу.

📅 2. За сутки

Ольга, добрый день! Напоминаю: завтра, в пятницу, в 14:30 маникюр с покрытием. Жду вас на Садовой, 5. Если не получается прийти, напишите — перенесём.

Это напоминание клиенту о записи на маникюр. Для других услуг меняйте название и адрес.

⏰ 3. За 2–3 часа, с подтверждением

Ольга, сегодня в 14:30 маникюр — всё в силе? Ответьте, пожалуйста, «да» или «перенести».

Вопрос с готовыми вариантами проще всего: ответить можно одним словом, не придумывая объяснений.

📍 4. Новому клиенту: как найти

Ирина, здравствуйте! Завтра в 11:00 жду вас на коррекцию бровей. Адрес: ул. Ленина, 12, вход со двора, домофон 12. Если заблудитесь, звоните: +7 900 000-00-00.

Первый визит — самый нервный: новое место, незнакомый мастер. Чем подробнее дорога, тем меньше опозданий.

💡 5. С подготовкой к процедуре

Ирина, напоминаю про окрашивание бровей завтра в 11:00. Приходите, пожалуйста, без макияжа на бровях — так краска ляжет ровнее.

Одна строка о подготовке экономит время на приёме. На массаж можно попросить не есть плотно за час до визита, на стрижку — прийти с чистыми волосами или с фото желаемой длины.

👀 6. Если клиент не ответил

Ольга, не увидела вашего ответа. Сегодня в 14:30 вас жду? Если планы поменялись, ничего страшного — просто напишите.

Без упрёка и восклицательных знаков. Задача — узнать, свободно ли окно, а не пристыдить.

🔄 7. Если переносите запись вы

Ольга, здравствуйте! Простите, мне нужно перенести вашу запись в пятницу на 14:30. Могу предложить четверг в 16:00 или субботу в 12:30. Как вам удобнее?

Если думаете, как вежливо перенести запись клиента, начните с извинения и сразу дайте два варианта. Клиенту не придётся предлагать время самому и ждать ответа.

💅 8. О повторном визите

Ольга, прошло три недели после маникюра — покрытие, скорее всего, уже просит обновления. Записать вас на следующую неделю? Есть окна во вторник и четверг.

Клиент сам вспомнит о маникюре, когда покрытие начнёт отрастать. Но к тому моменту может записаться к тому, кто напишет первым.

🙂 9. Постоянному клиенту

Марина, до встречи завтра в 19:00! Если что-то поменяется, пишите 😉

Постоянным клиентам официальный тон ни к чему: они знают адрес и порядок. Достаточно времени и тёплой фразы.

🏠 10. От администратора салона

Ольга, здравствуйте! Это студия Mira Nails. Напоминаем: завтра в 14:30 маникюр у мастера Анны. Подтвердите, пожалуйста, визит — ответьте «да».

В салоне клиент записывается к конкретному мастеру, поэтому называйте его по имени. Так понятно, к кому идти, и не путаются записи к разным мастерам.

Сколько времени уходит на ручные напоминания

Одно напоминание — это найти клиента в переписке, скопировать шаблон, поправить время и отправить. Допустим, на это уходит полторы минуты, а сообщений по два на каждого клиента:

• 🙂 4 клиента в день — 8 сообщений, около 12 минут в день и 4–5 часов в месяц;
• 😐 8 клиентов в день — 16 сообщений, около 25 минут в день и 9 часов в месяц, больше рабочего дня;
• 😵 салон на трёх мастеров по 8 клиентов — 48 сообщений, больше часа в день и около 26 часов в месяц, три с лишним рабочих дня.

И это без ответов: «а можно на полчаса позже?», «ой, я забыла» — на каждый тоже нужно отреагировать.

Посчитать для себя можно так:

клиентов в день × 2 сообщения × 1,5 минуты × 22 рабочих дня

Приложение для напоминания записи клиентам: 3 способа

📝 1. Вручную по таблице или заметкам. Бесплатно, но каждое сообщение — ваши полторы минуты, и в загруженный день напоминание легко пропустить. Подойдёт, если клиентов два-три в день. Как вести записи в таблице — в статье «Таблица для записи клиентов».

⏳ 2. Отложенные сообщения в Telegram. Напоминание можно написать сразу после записи и запланировать отправку на нужное время. Но писать всё равно приходится каждому, а если клиент перенёс визит, отложенное сообщение уйдёт со старой датой, пока вы его не найдёте и не исправите.

🤖 3. Сервис онлайн-записи с автоматическими напоминаниями. Напоминания уходят сами, а дату и время сервис берёт из расписания. Перенёс клиент запись — следующее напоминание придёт уже с новым временем. Так работает Recordo.

Сервис напоминаний клиентам о записи: как это работает в Recordo

Клиент записывается через ваш бот в Telegram, MAX или через веб-форму на сайте. Дальше бот ведёт его сам:

1. Сразу после записи присылает подтверждение.
2. За сутки напоминает дату, время, услугу и мастера.
3. За 3 часа спрашивает «Вы придёте?» с кнопками «Приду» и «Не приду». Если за 3 часа до визита вы ещё не работаете по графику, вопрос приходит накануне в 15:00.
4. Клиент нажал «Не приду» — окно освобождается, а вам приходит уведомление в Telegram.
5. Через заданное число дней после визита приглашает записаться снова, с кнопкой «Записаться». Срок вы задаёте в карточке услуги: для маникюра, например, 21 день.

Тем, кто записался через веб-форму, те же сообщения приходят, если запись подтверждена через бота в Telegram или MAX: на почту бот не пишет.

Все тексты бота можно переписать своими словами, и шаблоны из этой статьи подойдут. Дату, время, услугу и мастера бот подставляет сам из записи. Адрес и подсказку, как найти вход, впишите прямо в текст. Имя клиента бот подставляет только в приветствие, поэтому напоминания пишите без обращения по имени.

Сообщения уходят от вашего бота с вашим названием, а не от стороннего сервиса. Подключить напоминания клиентам о записи можно на бесплатном тарифе: добавьте услуги, расписание и создайте бота.

Если клиент всё-таки не пришёл, что ему написать — в статье «Клиент записался и не пришёл: что делать мастеру». Мастерам маникюра пригодится страница об онлайн-записи для мастера маникюра.

Частые вопросы

За сколько времени напоминать клиенту о записи? За сутки и за 2–3 часа до визита. К утренним записям второе напоминание отправляйте накануне днём.

Как вежливо напомнить клиенту о записи? Назовите день, время и услугу, оставьте способ перенести и закончите вопросом «Вы придёте?». Без «не забудьте» и «обязательно»: так пишут тем, кому не доверяют.

Подойдут ли шаблоны для смс-напоминания клиенту о записи? Да, если отправляете сами. Сократите текст до одной-двух фраз: длинное SMS делится на части, и каждая оплачивается отдельно.

Сколько стоят автоматические напоминания? В Recordo они работают на всех тарифах, включая бесплатный. Клиенту ничего не нужно устанавливать: напоминание приходит в Telegram или MAX.

Можно ли напомнить клиенту записаться снова? Да. Вручную — шаблоном 8. В Recordo срок задаётся в карточке услуги, и бот сам пришлёт приглашение с кнопкой «Записаться». Для этого нужен подключённый бот в Telegram или MAX.

Начать можно бесплатно.